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2. 在负面的工作环境中积极地生存 1/2

2. 在负面的工作环境中积极地生存

虽然我们常常将办公场所的干扰归咎于短信、电子邮件以及网络,但事实上,最普遍的干扰来自我们身边的同事。美国《组织研究》于2014年发表的一篇研究论文证明:

人际干扰所占据的比例比邮件与电话造成的干扰高出了三分之一,在工作面前,人们往往会更随意地对后两者延迟回复或者予以忽略,但却往往会出于维护人际关系的需要,而快速地回应人际干扰。

更为严重的是,受到干扰以后,人们的错误率往往会飙升。该杂志邀请了300名参与者进行了一系列的电脑任务,比如,在敲击键盘以后,判断一个字母究竟是靠近字母表的开端还是结尾。在受到时长仅为2.8秒的干扰以后,他们在敲击两个字母时的错误率竟然高出了两倍。

在工作过程中,不断地被人打断,对提升工作效率没有丝毫的好处。因为在每次被打断以后,你都需要再花费时间,重新找回原来的工作状态,并将自己被干扰的思绪再次整理好,这本身就是一种对时间与精力的极大浪费。正因如此,一条明确而不失原则的“隔离线”便显得尤其重要了,它可以帮助我们更有礼貌、更坚定地拒绝他人的干扰。

可惜的是,职场中,有太多的人对这种界限并不重视,他们既没有自己的隔离线,同时也不懂得尊重他人设定的工作效率保护原则,因而使自己与身边的同事的时间与工作质量都受到了负面的影响,同时,也使自己成了他人工作过程中的干扰因素。

有意识地对待工作中的不同线,利用恰当的方式,保护自己与他人的界限,排除干扰,利用恰当的方式,对自己与他人的界限进行保护,使自己在负面的工作环境中积极地生存下来,便成为现代职场中提升工作效率的最大关键。

●认清冲突点

以下情况对你来说,肯定非常熟悉:

你正在专注于重要的工作,但是,外界的干扰却在持续不断——新来的同事不停地向你请教问题;电话响起,却多是鸡毛蒜皮的小事;无聊同事甚至会想要和你聊几句天……

人际关系固然重要,但是,你完成工作更重要,可眼下,不管这些干扰每一次会持续多久,你的工作都已经被打断了。你不得不重新集中注意力,找回原有思路,令自己再次进入工作状态中——而这一进程,不仅会使许多精力与时间被浪费,同时,还会使我们的心情受到影响。而这些,就是你的利益与现场环境的冲突。

●让他人等待

隔壁同事正在为客户准备资料,他期望得到你的指点;经理的秘书正在收集部门里每个人的个人信息,以便日后有意外情况时备用;一位想买车的朋友在上班时间打来电话,期望与你交流对车市的看法……为什么你工作的时候会有这么多的干扰?难道不能想个办法,让他们等一等吗?

想要避免这种情况,你应该采用以下方法:

◆发出明确信号:如果你需要在某段时间内进行重要任务的集中处理,而不希望自己被频繁地打断,就请将办公室的门关上。因为随时都处于敞开状态的大门永远只意味着四个字——欢迎打扰。

◆若依然有人敲门,立即向对方解释,你正在进行一项重要的工作,请他另约时间再来。当然,你需要使用合理的措辞。

◆若对方坚持,认为自己的事件更紧急,需要你立即进行处理的话,你便应该更加言简意赅地对对方提出的问题进行解决,以求尽快将这次对话解决,使干扰降低到最低。

◆根据事情的性质不同,你还应该将对方的问题授受给自己的下属、同事,请他们协助,使事情尽快解决。

最糟糕情况的最优处理方法

如果来访者因为一些特殊的原因,不得不长时间打扰你的工作,最好的办法就是,带着他离开你的办公室、办公桌。

若你所在公司正好有会客室、会议室的话,你们最好在那里进行事情的商议。

这样一来,你既可以保证正在进行的工作不受打扰,同时又可以在谈话以后,然后立即回到自己的座位上,进行未完成工作的处理。

工作时间的所有来自人员的负面干扰,都可以利用“让他人等待”来进行排除。

●留出清净的一小时

这里所说的清净与工作时间的休息并非一个概念,恰恰相反,这段保证不受干扰的时间,是进行最重要工作的处理的。

请尝试一下,每天都为自己预留出“清净的一小时”。在这段时间里,你应尽可能地避免所有的干扰:

◆关闭手机铃声;

◆将固定电话设定为自动答录;

◆请你的同事或秘书代为接听电话,记下对方的留言。

需要注意的是,若你的同事在这段时间帮助了你,你也应尊重他人的“清净一小时”,并在对方需要帮助的时候,主动担当起临时接线员。

若在这一时间里,依然有人希望在这段时间打断你的工作,你不妨使用坚定的语气拒绝他,当然,这一切都应在礼貌的基础上。你可以与他约定一个对你们双方都感觉合适的时间,而对方一般都会表示尊重。

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