2. 杜绝范围蔓延，让项目完成得更有效率
如果你曾经主持过多次项目的话，你就会发现，在项目进行过程中，往往会有节外生枝的情况出现，在管理范围内，将此类现象称为“项目范围蔓延”，这种蔓延往往会如同癌症一样，悄无声息地蚕食项目有限的时间，以及金钱、人力等各种资源，甚至导致整个项目的失败。
在某公司中展开了一个大项目，该项目要与几个客户合作开发一个新的APP应用。由于对该应用非常重视，因此，公司高管出面：凡是与该项目相关的事情一律要开绿灯，必须全员支持！
于是，项目负责人拿着“尚方宝剑”信心满满地开始工作了。可惜在做的过程中，他发现这几个大客户只是“干打雷、不下雨”，他们并不愿意真正地在这个有潜力的项目上给予资金支持。
为了给公司一个交代，项目主管开始盘算与其他客户合作，但是，因为前面几个客户没有啃下来又不能丢，于是，摊子越铺越大，饼越画越大。再加上不断地向各个部门要资源，使得所有人都被这个项目搞得焦头烂额，而项目完工的日期也早已被延后了好几次。
项目蔓延不仅是导致团队工作低效的关键，同时也是众人时间被浪费的重要因素。而避免蔓延的方法其实非常简单：将所有可蔓延的部分拿出来大家一起讨论，对所有不准备做的事情坚决地说“不”，将分歧消灭在萌芽中。
另一种与“项目蔓延”类似的浪费团队时间与精力的情况叫“项目镀金”，而这种“项目镀金”正面的理解可以称之为“锦上添花”，负面的说法则可以称之为“画蛇添足”，它是指在满足基本要求的前提下，给客户添加新的内容。
如果你曾经参加过“项目管理师资格考试”的话，见到与“项目镀金”相关的题目时，就一定要选择“失败”或者“不”一类的选项，因为镀金要消耗掉原本不需要被浪费的时间、物力与人力，造成整体效能下降。
在现实工作中，项目镀金是否是完全不被接受的？其实并非如此。
●镀金要看具体阶段
想要给项目镀金，要看镀金的项目处于什么阶段，在项目开始与中间镀金，往往会导致项目失去控制，导致项目走向范围蔓延的迷宫。但是，如果在项目结尾处，清晰地知道你们距离最后期限还有富余的时间、人力与物力，那么适当的镀金是可以接受甚至是应该受到鼓励的：它会促进整个团队的积极进取精神，使团队成员在建立时间意识的同时，将质量管理也放在同等重要的位置上，从而使整个团队的效能得到大幅度的提升。
有时候，“软镀金”也是不错的选择：面对同样的硬性要求，你们可以在相同的时间内做得更精致，这也是效能提升的一种表现。比如，同样是做项目汇报的PPT，你们可以将它做得更有品质感、更显专业化。这种镀金不仅不花费资金，只需要动动脑子、花费一些额外的时间，就能够起到极佳的效果。
●以“打靶定向”来确定范围
为了有效地确定项目的具体范围，你与项目团队的成员可以采用一个名为“打靶定向”的集体讨论小游戏。
打靶定向
所需道具：大白纸或白板，白板纸，即时贴。
方法：首先在一张大白纸上画上如同靶子一样的两个圈，靶子的中心代表一定要完成的，两个圈中间代表如果有精力，可以在项目后期完成的，即镀金部分；而圈子以外，则表示不在项目范围内，也就是坚决要杜绝蔓延的部分。
接下来，给团队十分钟的时间，每个人用即时贴写上自己认为项目应该包括的部分。然后，轮流发言，说出自己写出来的内容，并进行理由陈述。
之后，大家对每一条内容做出评价：它是应该在靶心处，还是在两圈中间，抑或是干脆放在靶子外面。同时，将一些相同或者相似的项进行合并，合并完成的项组合在一起，便形成了正式的项目范围。
这样做的好处有三：
◆团队所有人都参与其中，集体形成的决议避免了有人充当“事后诸葛亮”的角色；
◆每个人都参与讨论，可以将项目范围想得很周全，从而避免漏掉各种细节；
◆将可能发生的范围蔓延都扼杀在摇篮里，且获得了团队的一致认可。
所以，这一活动就如同“打靶”一样：虽然大家都是冲着靶心去的，但是在一起讨论以后，必然会有一部分内容落在靶子以外，“打靶定向”以后，项目范围就会非常明确了。
打靶定向范围图
●用RACI矩阵明确团队的职责
在项目范围确定以后，就必须使项目从范围管理过渡到人事管理：人才是做事的关键，只有人做事的方法与步骤正确了，才能节省时间，才能最大限度提升效能。
RACI法内涵
◎R-responsible（负责）
◎A-accountable（问责）
◎C-consultant（咨询）
◎I-informed（通知）
小贴士：
responsible与accountable在英文中都带有“承担责任”的意思，但其区别在于，R是“实际做事的人”，而A是“最后对此事负责的人”。
这就如同一间工厂出事了，工厂中负责安全的主管要承担责任，因为他是“问责”，而导致事故的人只是“负责”。
RACI矩阵运用起来其实并不难，第一列为工作分解后的结构，然后，再将项目团队成员按具体职责填到相对应的RACI中来。
下面是某公司运用RACI矩阵所做的图表：
值得注意的是，在这个矩阵里，“负责”的工作量是最大的，如果发现某个人在该项目中承担了过多的工作，身为项目负责人的你就需要根据资源适用情况展开相应的调整，以求尽可能地达到平衡。
当一个项目的RACI矩阵做出来时，它最大的意义有两点：
◆使时间可控，在明确职责的前提下，令人们各司其职
它可以使项目真正地一个齿轮一个齿轮地转起来，而不会出现“有人没事干、有事没人干”的局面，更不会所有人都像无头苍蝇一样，忙忙碌碌地飞来飞去，却不知道在干什么。
◆平衡大家的工作量
谁都不是超人，更何况，在团队投身于某一项的同时，很可能有不少人手中还有其他的项目任务要完成。通过这一矩阵，可以很容易地看出哪位成员的负责过重，从而实现工作量平衡的状态。
通过打靶定向与RACI矩阵两方法，能够在有效减少项目范围蔓延的基础上，更有效率、更有质量地完成工作。
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